Paberdokumentidest eemaldumine ei aita mitte ainult kohalikke omavalitsusi selliste kriiside ajal nagu COVID-19 pandeemia, kui ressursse ja personali võib väheneda, vaid muudab teenused ka tulevikus juurdepääsetavamaks.

Paljud meie riigi kohaliku omavalitsuse hooned ja teenused on nüüd üldsusele suletud. Mõned on täielikult suletud. Kahjuks leiavad paljud, et nad pole selle aja jooksul oma valijate teenimiseks ette valmistatud.

Erasektor on juba ammu teadvustanud, et digitaalsed algatused on ellujäämise jaoks kriitilise tähtsusega. 55 protsenti kõigist ettevõtetest on juba kasutusele võtnud digitaalse esimese äristrateegia või kavatseb seda kasutada ning 64 protsenti digitaalse muundamiseta ettevõtetest usub, et neil on vähem kui aasta, enne kui nad hakkavad turuosa kaotama. Need jõupingutused tasuvad end ära: Adobe'i uuring leidis, et ettevõtted, kes tähtsustavad digitaalseid algatusi, on oma ärieesmärkide saavutamiseks XNUMX protsenti tõenäolisemad kui eakaaslased.

Talitluspidevuse plaanid on avaliku sektori jaoks sama olulised kui erasektori jaoks. Täna on see pandeemia; homme võib see olla orkaan või tulekahju. Nende järjepidevuskavade keskmes on digitaalne strateegia. Kahjuks on paljud kohalikud ja osariikide valitsused digiteerimise osas siiski erasektorist maha jäänud.

Olen nende valitsemisstrateegiate väljatöötamisel teinud valitsustega koostööd juba üle 25 aasta ja olen näinud, et need, kes on võtnud vastu olulised digitaalsed algatused, on praeguse kriisi leidnud palju paremini liikuvaks kui need, mis seda veel pole teinud. Näiteks digiteeritud maakondade majaomanikud, kes soovivad kasutada madalaid refinantseerimismäärasid, pääsevad oma varale kodust kätte.

Kuid see pole ainult mugavuse või utiliidi parendamise küsimus, vaid see ei ole ainult kriisi paremini hallatavaks muutmine. Valitsused, kes nende püüdluste taga on, peaksid nüüd mõtlema, kuidas nad saaksid edaspidistele kriisidele elanikele hädavajalikke teenuseid pakkuda eemalt või vähendatud personaliga. See tähendab süsteemi kasutamist, mis võimaldab valijatele odavat digitaalset juurdepääsu dokumentidele, asendades reisid valitsusasutustesse paberdokumentide leidmiseks. Need algatused kaitsevad elulisi andmeid ja suurendavad valitsuse tööjõu tõhusust. Need toovad tulu, kuna valitsus võib nendele dokumentidele juurdepääsu eest nõuda tasu ilma tööjõukuludeta, et andmed füüsiliselt leida.

Kohalikel omavalitsustel on paberkandjate kogumeid, mis ulatuvad aastakümnete või isegi sajandite taha - kõike alates kinnistusraamatutest ja kohtutoimikutest kuni sünnitunnistuste ja kaartideni välja. Neid füüsilisi dokumente on keeruline otsida ja neid on keeruline säilitada. Füüsilise faili leidmine võib sageli võtta päevi.

Kui füüsilised dokumendid digitaliseeritakse ja dokumendihaldussüsteem paika pannakse, muutub teabe kogumine palju lihtsamaks. Kohtunikud, advokaadid ja korrakaitseametnikud saavad süsteemi sisse logida, otsida ja vajalike dokumentide digiteeritud koopiad alla laadida. Kodanikud leiavad mõne sekundi jooksul veebist või telefonist vajalikud dokumendid ja neid saab hoiatada võimaliku pettuste eest, mis hõlmavad nende andmeid.

Kui failid on skannitud digitaalsesse vormingusse - alustades tavaliselt tänapäevastest failidest ja liikudes ajas tagasi -, saab neid dokumendihaldus-, kohtu- või žüriisüsteemi abil otsida, hallata ja kohe kätte saada. Lõpptulemus on kiirem, tõhusam ja mobiilisõbralikum protsess nii valitsuse töötajatele kui ka avalikkusele.

Pilve hostitud salvestuslahendused on sageli parim valik. Nad on paindlikud ja mobiilisõbralikud, odavad ja hõlpsasti mastaapsed; arvuti- ja salvestusmahtu saab tavaliselt lisada murdosa kuludest, mis on seotud uute füüsiliste serverite ostmise ja kohapeal juurutamisega.

Kohalikud ja riigiametnikud, kes digiteerivad, pakuvad ka hindamatut ajaloolist teenust, millest saavad tulevikus oma valijate järeltulijad kasu. Näiteks Plymouth (Massachusetts) on alates aastast 1 indekseerinud enam kui miljoni dokumendi ja maaregistri, sealhulgas Mayfloweril koostatud dokumendi. Samuti on nad kirjutanud Plymouthi registri käsitsi kirjutatud originaaldokumendid, mis kõik on kirjutatud 1620. sajandi kursiivis. Nende dokumentide säilitamine tulevastele põlvedele on Ameerika ajaloolise pärandi säilitamiseks ülioluline.

Kõige parem on digitaliseerimisprotsess alustada kõigi sissetulevate dokumentide skannimisega praegusest vormingust ning seejärel olemasolevate rahaliste vahendite põhjal liikuda tagasi ajas, et skannida faile 10 - 20-aastaste kaupa.

Eelmine:Mis on traadita lairibatehnoloogiad?

Järgmine:Kõik, mida peate teadma lairibatehnoloogia tuleviku 10G kohta

Jäta sõnum

Sõnumite nimekiri

Kommentaarid Laadimine ...